Россия, г.Москва, ул. Барклая, д.6, с.3
Тел.: +7 (495) 937 16 50
Факс: +7 (495) 937 16 57

Добавить в избранное

Производственная компания повышает прозрачность процесса заказа запчастей при помощи платформы SharePoint.

 Компания "Октопринт Сервис" является комплексным поставщиком расходных материалов и запасных частей для нужд полиграфического бизнеса. Ежедневно в обработке логистов находятся сотни заказов на доставку запчастей из Германии. Для компании важен каждый заказ, и с ростом объема поставок, руководителям потребовался эффективный инструмент для контроля процесса согласования поставки от запроса клиента до отгрузки запчасти клиенту. Этот инструмент был разработан и внедрен c помощью Консультационной группы АТК на платформе MicrosoftSharePoint.


Описание проблемы
Процесс заказа клиентами компании "Октопринт" запчастей для полиграфических машин может быть нетривиальным и многоступенчатым, клиенты часто сами не знают, как называется элемент машины, который им необходим. Процесс уточнения заказа между менеджерами по работе с клиентами и специалистами по доставке ранее был не формализован и поэтому никак не мог отслеживаться руководством. Процент удовлетворенных заявок, сроки обработки заявок можно было только предполагать. Кроме того, после поставки запасные части могут достаточно долго храниться на складе, и для оптимизации складских остатков необходимо стало понимать, каков срок хранения запчасти на складе с момента поступления до момента отгрузки заказчику.
"Заказ запчастей - большая доля нашего бизнеса. Просрочки и недостаточная четкость нашей работы абсолютно недопустимы. Для полного контроля над процессом согласования и доставки запчастей.
Решение
Для оптимизации процесса поставок запасных частей компания "Октопринт" с помощью специалистов Консультационной группой АТК внедрила систему, основанную на платформе MicrosoftSharePoint.
Каждая заявка на запасные части, поступившая от клиента, регистрируется в системе менеджером по работе с клиентами. Решение позволяет проводить неограниченное количество циклов уточнения заявки между менеджером по работе с клиентами и специалистом по запчастям, а также согласовывать с клиентом окончательный вариант заказа с выставлением счёта. Вся история процесса обработки запроса клиента сохраняется на форме заявки и любой участник процесса или руководитель имеет возможность быстро ознакомиться со всем процессом прохождения заявки.
В заявку может быть вложено неограниченное количество файлов. Но после сохранения карточки все вложения будут перенесены в отдельную библиотеку, а в карточке остаются ссылки на документы. Поскольку подразделения компании "Октопринт" расположены в нескольких регионах России, такой функционал является крайне востребованным.

Периодически клиенты компании запрашивают специальные условия поставки, что было учтено в системе. Директорам предоставлена возможность согласования нестандартных условий. Согласование специальных условий с администрацией также может происходить неограниченное количество раз.
По мере продвижения заказанного товара от поставщика до клиента, стадии доставки отслеживаются и заносятся в систему одним кликом.
Преимущества

 

Гибкая обработка заявки клиента
Уточнение заказа между менеджером по работе с клиентом и специалистом по запчастям может происходить неограниченное количество раз.
Высокий уровень контроля
По каждой заявке ведется полная история с указанием точного времени, сотрудника и комментария по выполненному действию.
Возможность согласования специальных условий поставки
Каждая заявка может быть неограниченное количество раз быть отправлена на согласование специальных условий директору.
Оптимизация работы удаленных офисов
В каждую форму заявки может быть вложено сколько угодно документов (фотографии запчасти, спецификации, коммерческие предложения и т.д.). Все документы хранятся отдельно от формы, в форме хранятся лишь ссылки на них, поэтому передача формы по каналам связи осуществляется быстро.
Возможность оповещения заказчиков
Система при необходимости оповещает заказчиков о каждом этапе обработки его заказа, может отображать местонахождения заказа в специальном разделе веб-сайта клиента, и предоставлять данные о поставке в логистическую систему заказчика.
Оптимизация складских остатков
В системе предусмотрен механизм перемещения товаров междускладам, что позволяет отслеживать время нахождения товара каждом из складов.

Отзывы клиентов

Благодаря грамотному управлению проектом со стороны компании „Консультационная Группа АТК“, мы запустили систему в эксплуатацию за рекордно короткие сроки для такой крупной компании, как ОАО  ТД Копейка

Александр Артюхов, директор департамента информационных технологий, ТД «Копейка»